全校各院系分馆完成2016国有资产(图书档案类)清查工作

    国家财政部组织开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作,校图书馆协助并负责汇总全校各个院系图书文献资产的清查。为了保证资产清查的顺利开展,各分馆与院系(所、中心)图书馆工作负责人于5月12日在图书馆新馆会议室召开了清查工作布置和操作会议。财务独立核算的医学部图书馆、各医院分馆、北大附中分馆和软件学院分馆不在此次统一清查工作范围内,参加此次国有资产清查工作布置和操作会议的分馆与院系(所、中心)包括28个分馆以及4个院系,总计32个单位。

    时间紧、任务重。根据工作需要,会后院系组织专门人力对本单位的图书档案资料进行了清查,部分单位还针对此次国有资产清查工作成立了专门的工作小组,由专人负责此项工作。此次国有资产清查内容为各单位已入图书管理系统和未入系统的各类纸本资源和电子资源等。其中纸本资源按照合订的外文/中文自然科学类/中文社会科学类报刊、外文/中文自然科学/中文社会科学图书、学位论文等文献类型并按“普通图书”和“民国图书”进行数量清查,同时还根据图书资料的经费来源按照“校拨经费”和“其他经费”两类进行相关经费统计。电子资源则按照数据库、电子报刊、电子图书、视听资料、缩微胶卷/胶片等类型进行数量清查,同样也根据购置电子资源经费来源按照“校拨经费”和“其他经费”两类进行相关经费统计。各分馆及院系(所、中心)的清查工作于6月1日全部结束,提交清查数据的单位共计33个。同时,各单位还针对2016本科教学评估指标中涉及到图书资料的相关内容进行了清点、汇总并上报。

    利用此次国有资产清查工作的契机,各个分馆与院系(所、中心)对其所有的图书资料进行了彻底清点、对财务进行了梳理、也发现了图书资料管理中存在的一些问题。从最终各个分馆院系的反馈来看,问题大多集中在由于各种原因导致负责图书资料管理、财务管理的人员频繁调换、或是由于管理不够规范,造成很多资料没有归档、去向不明、图书资料购置经费无处可查,导致部分资源不能准确清查。许多分馆院系提出建议,希望借此机会在全校范围内推出图书档案管理系统,建立起全面的图书档案管理规范体系,以便对图书资料进行科学、系统的管理。希望各个分馆与院系(所、中心)的图书资料整理、管理工作并不随着此次国有资产清查工作的结束而结束,而是在此基础上思考并落实下一步如何更加科学、规范地对本单位所拥有的各类图书资源进行有效管理并合理利用,更好地服务于全校广大师生、服务于学校的教学与科研工作。

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